Secrétaire du laboratoire de génétique moléculaire :
ACTIVITES
Gestion médico-administrative et traitement de l'information médicale :
- Accueil téléphonique (services cliniques Robert Debré, prescripteurs externes, etc…)
- Renseignements sur modalités de prélèvements
- Suivi du rendu des analyses : envoi duplicata, délai de rendu prévisionnel
- Enregistrement et vérification des demandes d’analyses dans les systèmes de gestion d’analyse du laboratoire. Demande de données manquantes. Création, gestion et archivage des dossiers patients.
- Rédaction, envoi et archivage des comptes rendus d’analyse
- Gestion des messages électroniques (e-mails) (demandes de renseignements, etc…)
- Courrier : dépôt et distribution
- Saisie de l’activité du laboratoire sur AS400
Secrétariat du chef de service et du personnel médical :
- Accueil des visiteurs
- Gestion du courrier et de l’agenda du chef de service
- Organisation des inscriptions aux congrès et déplacements du PM
- Organisation de réunions (réunions de service, réunions scientifiques)
- Aide à l’organisation des enseignements (plannings, …)
-
Gestion des crédits de recherche
-
Gestion des fournitures de bureau du service
QUOTITE DE TRAVAIL :
100%
HORAIRES DE TRAVAIL
-
Du lundi au vendredi : plage horaire 09h00-16h36
-
7h36 par jour
SAVOIR FAIRE REQUIS
- Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics
- Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire
- Elaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, des visites
- Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
- Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité
- Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
- Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence
- S'exprimer avec professionnalisme auprès d'une ou plusieurs personnes en face à face ou par téléphone
- Travailler en équipe pluridisciplinaire / en réseau
- Utiliser les outils bureautiques et les logiciels métiers
CONNAISSANCES ASSOCIEES
-
Logiciels d’information de l’hôpital : AS400 / PCS etc…
-
Logiciels spécifiques génétique moléculaire : GENET/ HEMAL
-
Logiciels bureautique : Word, Powerpoint, Excel, Outlooks
Poste à pourvoir au 1er septembre
CONTACT :
Cadre de l’unité : Marie VINCKE
marie.vincke @aphp.fr
sous la référence "www.123bio.eu/du laboratoire de génétique moléculaire"
Secrétaire médicale en Génétique Clinique – assistante du PU-PH :
ACTIVITES
Mission Générale :
Assister le médecin PU-PH, responsable de l’UF de Génétique Clinique du Département de Génétique dans les missions de secrétariat et de gestion, pour :
L’activité clinique, l’activité de recherche, et l’activité d’enseignement à la fois pour l’UF de Génétique Clinique du Département de Génétique ET pour les Centres de Référence auxquels l’unité est rattachée, à savoir les Centres de Référence Maladies Rares, Anomalies du Développement & Syndromes Malformatifs – IDF, dont le PU-PH est le coordonnateur.
Missions Permanentes :
Gestion de l’activité administrative du PU-PH:
- Gérer les échanges du PU-PH : Classement, Archivage, Dactylographie
- Accueil téléphonique
Gestion de l’activité clinique du PU-PH :
Assister le responsable de l’UF dans ses activités médicales par :
- La gestion de son agenda électronique
- La prise en charge de ses rendez-vous de consultation
- La gestion de ses dossiers de consultation, classement des suivis des examens, résultats, archivage
- La dactylographie de ses courriers médicaux, remise à dictée des dossiers complets
- Le contact avec les familles pour le suivi, les demandes de documents médicaux divers, …
- L’encodage des dossiers dans l’application Web des Centres de Référence
- Mise en place de la qualité relative au dossier patient
Gestion de l’activité de recherche du PU-PH :
- Assurer le suivi des comptes de recherche de l’unité
- Gérer les commandes associées à ces comptes (inscriptions, matériels, déplacements…)
- Planifier, organiser et assurer le suivi des réunions concernant ses projets de recherche.
- Gérer les stocks de fournitures bureautiques
- Remplacement des autres secrétaires pendant les congés.
Missions Transversales :
Gestion du Personnel Médical :
- Saisie des plannings du personnel médical dans MEDTIME (internes/biologistes),
- assure la bonne tenue des dossiers du personnel médical et le suivi des formations et congés.
- Réservation de salle pour les réunions
- Organisation de réunions scientifiques sous l’égide de l’unité (inscriptions, accueil des participants,…)
Risques professionnels liés aux activités :
-
Fatigue visuelle et auditive
-
Tendinites
Mesures de prévention prises face à ces risques :
-
Aménagement ergonomique du poste de travail
-
Formation gestes et postures
QUOTITE DE TRAVAIL :
100%
HORAIRES DE TRAVAIL
-
Horaires de travail : Base de 35 heures par semaine et 7 heures 36 par jour
-
Détails : Du lundi au vendredi : 9h-16h36
-
Pas de travail le samedi, dimanche et jours fériés
SAVOIR FAIRE REQUIS
-
Expression claire à l’oral et à l’écrit avec une bonne maîtrise de la langue française vis-à-vis d’interlocuteurs divers et variés
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Connaissance des outils bureautiques et informatiques
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Capacité à renseigner ses interlocuteurs et orienter les appels et demandes téléphoniques internes et externes
-
Capacité à hiérarchiser les activités de secrétariat à réaliser
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Capacité à prendre des notes rapidement et à élaborer un compte-rendu de réunion
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Capacité à organiser le classement des archives des dossiers médicaux
-
Aptitude à la négociation et à un travail avec des individualités différentes
CONNAISSANCES ASSOCIEES
Connaissances Générales :
-
Droit hospitalier et droit du patient, de la législation des archives hospitalières et de la gestion des dossiers médicaux
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Connaissance de l’organisation et du fonctionnement interne de l’établissement
Connaissances Détaillées et approfondies :
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Bureautique : Word, Excel, Power Point, Access, Tamino
-
Utilisation du dictaphone/ dictée vocale
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Informatique : internet/ intranet/ Outlook
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Logiciels hospitaliers : LAB400, PCS, GRV, GDM, ORBIS
-
Techniques d’accueil téléphonique
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Techniques de communication
PRE-REQUIS
-
Bac Sciences Médico-Sociales (Bac F8) ou équivalent, ou bien diplôme de secrétaire médicale
Poste à pourvoir au 1er septembre
CONTACT :
Cadre de l’unité : Marie VINCKE
marie.vincke @aphp.fr
sous la référence "www.123bio.eu/Secrétaire médicale en Génétique Clinique"